Siklus Utama Proses Bisnis: Siklus Pengeluaran Kas dan Pembelian

Definisi dan Tujuan Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama siklus ini adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan untuk berfungsi.

Fungsi Siklus Pengeluaran 

1. Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut
2. Menempatkan Pesanan
3. Memastikan validitas kewajiban pembayaran
4. Menyiapkan pengeluaran kas
5. Mengelola utang usaha
6. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum
7. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan

Sistem Informasi Pada Siklus Pengeluaran 

1. Aktivitas dalam siklus pengeluaran merupakan cerminan dari aktivitas dasar yang telah dijalankan pada siklus pendapatan. Hubungan yang erat antara pembeli dengan penjual memiliki implikasi penting untuk mendesain sistem informasi kedua pihak.
2. Dengan menggunakan TI untuk mendesain ulang siklus pendapatan sebuah perusahaan dapat menciptakan peluang bagi pelanggan untuk memodifikasi pengeluarannya sendiri.
3. Contoh: Walmart mewajibkan pemasok untuk mengirimkan faktur melalui Electronic Data Interchange (EDI) atau mereka tidak akan mau berbisnis, akibatnya pemasok harus memodifikasi sistem informasi akuntansi untuk menggabungkan penggunaan EDI.

Aktivitas Pada Siklus Pengeluaran 

1. Permintaan bahan untuk proses/barang jadi
2. Pemesanan bahan/barang jadi
3. Penerimaan bahan/barang jadi
4. Pembayaran kewajiban

Dokumen Pada Siklus Pengeluaran 

1. Surat permintaan pembelian barang
2. Order pembelian
3. Tanda terima barang
4. Faktur dengan tanda lunas

Step Pembelian Persediaan

1. Gudang cek persediaan
2. Gudang meminta pembelian
3. Pembelian membuat order pembelian
4. Pemasok membuat faktur
5. Gudang cek barang
6. Bagian keuangan menerima faktur
7. Akuntan mencatat hasil transaksi
8. Gudang cek persediaan
9. Gudang meminta pembelian
10. Pembelian membuat order pembelian
11. Pemasok membuat faktur
12. Gudang cek barang
13. Bagian keuangan menerima faktur
14. Akuntan mencatat hasil transaksi

Bagian yang Terkait Dalam Siklus Pengeluaran 

1. Bagian pembelian => bertugas melakukan pemesanan dari penjual dan menginputnya ke komputer 
2. Bagian hutang => bertugas untuk memelihara pencatatan berbagai pembelian barang ke pemasok
3. Bagian gudang => bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima
4. Bagian keuangan atau kasir => bertugas untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

Contoh Diagram Konteks Siklus Pengeluaran 

Contoh Diagram Arus Data Level 0 dari Siklus Pengeluaran 

Definisi Siklus Pembelian

Siklus pembelian adalah suatu kegiatan atau transaksi pembelian, baik itu secara tunai maupun kredit dalam suatu organisasi.

Tujuan dari Siklus Pembelian

1. Untuk memastikan bahwa perusahaan hanya memesan barang yang memang perlu dipesan.
2. Untuk memastikan bahwa hanya barang yang dipesan yang diterima perusahaan dan bahwa barang yang diterima telah diterima dalam keadaan baik (tidak ada yang rusak atau cacat).
3. Untuk memastikan bahwa barang yang sudah dibeli tersimpan aman dalam gudang, sampai tiba saatnya barang tersebut dijual kembali atau dipakai dalam proses produksi.
4. Untuk memastikan bahwa faktur yang diterima dari pemasok adalah faktur yang valid. Jadi, jangan sampai kita ditagih atas barang yang sebenarnya tidak pernah diterima.
5. Untuk memastikan bahwa transaksi pembelian dicatat dengan benar dan tepat waktu.
6. Untuk memastikan bahwa kas dikeluarkan untuk membayar utang yang memang legal.

Aktivitas pada Siklus Pembelian

1. Pembelian
2. Penerimaan barang
3. Pencatatan utang usaha
4. Pelunasan utang usaha

Jaringan Prosedur Siklus Pembelian

1. Prosedur permintaan pembelian
2. Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok
3. Prosedur order pembelian
4. Prosedur penerimaan barang
5. Prosedur pencatatan utang
6. Prosedur distribusi pembelian

Tahapan Sistem dari Siklus Pembelian Tunai dan Kredit

1. Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan kembali melalui observasi catatan persediaan.
2. Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih memasok, dan membuat pesanan pembelian.
3. Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima brang persediaan dari pemasok.
4. Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbarui catatan persediaan.
5. Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok.
6. Buku besar menerima ringkasan informasi dsri utang usaha dan pengendali persediaan.

Sumber Literatur

1. Azhar Susanto,2017. Sistem Informasi Akuntansi- Konsep dan Pengembangan Berbasis Komputer, Edisi Perdana, Lingga Jaya
2. Romney, M.B &Steinbart, P.J. 2017. Sistem Informasi Akuntansi (Accounting Information System), Edisi Keempatbelas
3. Leslie Turner, Andrea Weickgenannt, Mary Kay Copeland. 2017. Accounting Information Systems Control and Process, Third Edition.Wiley.
4. Martin Quinn, Erik Strauss. 2018. The Routledge Companion to Accounting Information Systems. Routledge.

(angka) = sumber yg ada di slide paling belakang




Selamat berkunjung kembali di postingan selanjutnya