Analisis Dokumentasi Proses Bisnis: Flowchart

Pengertian Dokumentasi Proses Bisnis

Suatu proses pengumpulan dan manajemen dokumen yang digunakan secara teratur. Sistem dokumentasi dirancang untuk meningkatkan kesadaran tentang cara mencapai tujuan, sasaran, dan program kegiatan/aktivitas. Beberapa bentuk dokumentasi proses bisnis termasuk cerita, diagram, flowchart, dan materi tertulis yang menjelaskan bagaimana sistem bekerja.

Overview: Flowchart

Flowchart merupakan gambaran yang berupa garis alir dari jalannya suatu aktivitas prosedur pada SIA melalui arah dari logika berfikir. Flowchart biasa kita temui pada perusahaan sebagai petunjuk kerja suatu departemen, dibandingkan dengan narasi mungkin flowchart lebih mudah dipahami. 

Jenis Flowchart

Jenis pada flowchart dapat terbagi menjadi 5, yaitu diantaranya (contoh gambar ada di papan tulis):

• Flowchart Sistem

    Bagan alir yang menunjukkan arus pekerjaan sistem secara keseluruhan. Bagan ini menjelaskan             urutan prosedur yang ada di sistem, baik online maupun offline.

• Flowchart Dokumen

    Bagan alir yang memiliki fungsi untuk melacak laporan sistem dari satu aspek ke aspek lain, seperti        bagaimana mereka diproses, dicatat, dan disimpan.

• Flowchart Skematik

    Gambar digunakan sebagai pengganti bagan alir yang digunakan untuk berkomunikasi dengan analis     sistem yang tidak familiar dengan simbol flowchart konvensional.

• Flowchart Program

    Bagan alir yang digunakan untuk memberikan penjelasan lebih lanjut tentang cara setiap langkah            program atau prosedur dilaksanakan.

• Flowchart Aliran Proses

   Bagan alir yang mencakup penjelasan tentang metode analisis dan gambaran tentang rekayasa industri     dan langkah-langkah proses pembuatan dalam suatu prosedur.

Ragam Dari Simbol Flowchart

            

Setelah penjabaran teori tadi, tentu saja flowchart juga memiliki simbol yang harus diketahui termasuk yang berikut ini:

Sumber gambar: Jogiyanto, 2005:796

Membuat flowchart tentunya memiliki nilai manfaat yang dapat diperoleh untuk pengguna, nilai manfaat ini adalah sebagai berikut:

1. Dokumentasi prosedur kerja di ISO2. Lingkup pedoman hasil operasi.
2. Dijadikan acuan untuk melatih karyawan baru.
3. Tolak ukur penilaian
4. Peta Bekerja untuk menghindari hilangnya arah suatu prosedur
5. Membudahkan untuk mengambil berbagai keputusan

Manfaat Pembuatan Flowchart

Selain itu, flowchart juga memiliki langkah untuk pemrograman seperti yang berikut ini:

1. Memastikan setiap program yang dilakukan memiliki klaim dinamis.
2. Merancang desain dari hasil program
3. Menjelaskan proses yang akan terjadi di setiap sesi dalam suatu program atau aplikasi
4. Dijadikan pedoman untuk mengkompilasi dan mengembangkan program atau aplikasi.
5. Tahap implementasi hasil sistem yang dirancang

Contoh Pembahasan Kasus Flowchart

PT Minemon bergerak dibidang penjualan kursi kantor, informasi yang tersedia sebagai berikut: 

1. Pelanggan memesan kursi kantor melalui telepon dan diterima oleh bagian penjualan
2. Setelah itu bagian penjualan  mencatat pesanan tersebut ke dalam formulir pesanan penjualan 
3. Apabila pesanan telah dicatat maka selanjutnya bagian penjualan melakukan kegiatan pengambilan suatu keputusan mengenai ketersediaan barang, apabila tidak maka penjualan tidak dapat dilanjutkan dengan mengonfirmasi ke pelanggan
4. Apabila disetujui maka bagian penjualan membuat daftar pesanan penjualan dan membuat surat jalan untuk dilakukan pengiriman pesanan 
5. Dokumen yang asli daftar pesanan penjualan diberikan ke bagian gudang dan bagian gudang mempersiapkan pesanan yang akan dikirim
6. Pesanan dan surat jalan diserahkan ke bagian pengiriman kemudian pesanan tersebut dikirim ke pelanggan sesuai alamat yang tertera dan pelanggan menandatangani bukti penyerahan dan melakukan pembayaran secara tunai
7. Setelah pelanggan melakukan pembayaran secara tunai bagian pengiriman menyerahkan pembayaran tersebut ke bagian penerimaan kas

Buatlah flowchart dari prosedur tersebut!

Perbandingan Dengan Flowmap

Contoh Flowmap

Selamat berkunjung kembali di postingan selanjutnya